在上一篇專欄文章中，我們重做了東方海外業績簡報的圖表，並談到如何製作 PowerPoint 簡報，得到一些讀者很好的反應。這一次，與其只改簡報的 1 頁，我們就選取新創建集團 2023 年度，中期業績分析報告的 Powerpoint 簡報，進行一次大改造。這份簡報有 30 多頁，我們改造了開首 5 頁，試著如何擺脫 Powerpoint 預設，以及洗走中學生做簡報的味道。選用這份中期業績簡報，因為其內容其實做得很好，十分實在，用字以及邏輯也清晰，只要在設計下一點功夫，便能畫龍點睛，達到一流簡報的效果。
風格的統一不應只是字體及顏色
要在 PowerPoint 設計中顯得專業，我們就必須超越 PowerPoint 的預設模板。預設模板是任何中學生或小學生都知道如何使用，這就是為甚麼每間大公司內部除了 PowerPoint 模板之外，都會有詳細的設計指南，當中不僅涉及字體和背景顏色，還列出不同的設計元素的細節，以及它們應該如何和何時使用。這份新創建的簡報的確使用了模板，但頁與頁之間沒有保持一致。只看我們將會改造的第 1 至 4 頁和第 6 頁，以下是一些例子：
以第 3 頁為例，右上角有一個淺藍色圓角長方形作底（圓角也有點太大了），但底部卻用另一個虛線長方形作底。為甚麼有時是圓角有時是虛線，當中邏輯並不明顯。轉到第 4 頁，就有 4 個另一種淺藍色的長方形，並之前沒有用過的陰影效果。雖然用的圖示與之前第 2 頁一樣，圖示明顯變粗了，也用上整份簡報其他地方未能見到的橙色、深藍色、深綠色及黃色。（當然，這 4 種顏色是 PowerPoint 的預設顏色）。這些設計本身都沒有錯，但背後的理由並不清楚，看來也不一致。
再看看要點（Bullet point）使用的符號。在第 2 頁，新創建的簡報使用了一些箭頭符號（➢），風格與整份簡報並一配搭，也是 Microsoft Office 常用的預設之一。在第 3 頁，簡報使用了剔號（✓）。在第 4 頁則是圓點（·）。在第 6 頁（「Continuous Return to Shareholders」），又變成了箭頭符號（➢）。缺乏了一致性，便令人馬上看得出是不同頁數是不同人做出來，只是有人最後把他們的頁數拼在一起。
甚麼是業餘 Powerpoint 的味道？
除了頁與頁之間的一致性，Powerpoint 簡報設計常有一些元素會讓人看起來覺得業餘。是字體和顏色嗎？除了 Comic Sans 之外，大部分 Microsoft Office 預設的字體，例如 Arial 都沒有問題。很多人認為如果選擇了一種特別字體就完成設計，這就錯了。好的，以下是一些例子：
- 沒有理由地使用斜體和底線：自從 Microsoft Office 推出以來，一直有 3 個常用文字效果：粗體、斜體和底線。如果你看到有人將這 3 個或其中兩個一起使用，你幾乎可以肯定這不是專業。粗體通常用於標題和副標題。那斜體和底線呢？它們有正當的使用場合（又要在另一篇再說），而「為了看上來與其他文本有點不同」並不是一個好的理由。例如，第 2 頁的 Vision、Mission 及 Value 都用上了斜體。要突出這 3 個公司價值，除了按上 Shirt-I 使用斜體以外，還有很多更好的設計選擇。
- 沒有留意要點的符號：正如我們剛才指出，這個符號（➢）往往不是在 PowerPoint 簡報上的列出要點時的最佳選擇，除非你的字體是襯線體（Serif），即是例如 Times New Roman 那種字形，筆畫起始末端有點裝飾細節。這個符號往往更適合用於正式的 Word 文件。選擇適當的符號去配搭整體主題很重要。
- 三維（3D）圖表：幾乎所有的三維圖表都不理想，三維的性質不能幫助專業地傳達任何信息。很多時候，選擇三維圖表只是為了「好看」一點。以下第 6 頁的圖表效果，就有點格格不入，也削弱了這一頁想傳達的三點資訊。
過度的效果：在 PowerPoint 中添加更多的視覺效果，對初學者的確是很誘人。但是重點要想一想使用的邏輯。陰影、反射（Reflection）、發光（Glow）、三維、邊框（Border）都可以使用，但必須有理由及保持頁與頁之間的連貫。上圖第 6 頁的黃色大箭嘴是一個好好的例子。
改造的重點：貫穿每一頁的統一性
在這一次的大改造，可以說的細節很多，但我們想專注於整體大主題，並將這些原則放在每一頁上：
- 顏色主題：在我們的改造中，使用了更加充滿活力的顏色來增加動感，用了很多橙色和紫色。至於每一頁的標題，就選用了白字加上鮮紅色作背景色，令每一頁的標題都成為第一項吸引讀者注意的東西。這 3 種顏色，都是新創建公司標誌上的色彩。背景不是白色會如予人不專業的感覺嗎？這與專業與否無關，很多國際大公司的年度報告都會選用鮮色或深色作背景。
- 突出大小優先次序：這是改造中最重要的一點。對於任何視覺設計來說，其中之一最重要的考慮因素，就是確保觀眾會先看到甚麼，後看到甚麼。透過字體大小及顏色，我們確保最重要的信息，也就是標題，是最容易看到，接下來才是副標題，之後再是內容。例如在第 2 頁中，我們放大了圖示，這樣每個人都可以更清楚地看到有 3 個方向，而每個方向的詳細內容不需要放得太大。同時，我們改變了第 3 頁的佈局。2023 第一季已完成的，和未來目標，是屬於同一類：一個是已完成的，一個是將要完成的。所以我們將兩者都對齊在右側。在第 4 頁，我們省去圓形的 4 個支柱設計。以單獨一頁來看，這設計是清晰的。但整個簡報，有時是將業務分成 3 塊，有時是 5 塊。所以最後決定保持簡單，省去了有關設計。
- 空間留白：一個小事情，但在設計上卻能產生很大的影響。我們不需要在每個頁面佔用所有的空間，應該放心地留下一些空間。如果認為空間太多，令到設計變得單調，那麼就可以加上一些簡單線條，例如我們在每頁的空間都加上圓形線條，既可填補空間，又可增強整個文件的連貫性。當然，更好的做法是用上與品牌有關的線條圖案。例如新創建集團的公司標誌是用了波浪形線條，如果這份文件使用同樣的波浪形線條，將更能加強品牌形象（基於版權所限，我們未採用有關方案）。
- 省去所有不必要效果：不要使用 3D 效果、隨意使用斜體或底線、隨意加陰影或虛線框。每個頁面的風格都要保持一致。
以下是在應用了這些原則後，我們所得出的成果：
要考慮簡報 PDF 會怎樣在會議後分享
現今上班或上學，每次簡報會議後，幾乎可以確定主講人需要分享 Poweroint，而與其分享 pptx 檔案，分享 PDF 通常都較常見及安全。與會者可能會重溫，沒有專心參與會議的人及缺席會議的人會事後看 PDF 追趕進度。如新創建這份中期業績分析報告，更會放上網上供公眾查閱。如果要追求更理想的簡報設計效果，我們也必須考慮這些在簡報會以外的讀者體驗。
在上面的改造中，運用了照片和不同元素跨越了每頁，令頁與頁之間在視覺上相互連接。例如，第 2 頁的頂部是第 1 頁使用的照片的延續。這種設計使得頁數之間的流動更加流暢，如果您以 PDF 格式打開此演示文稿，您會很容易留意到沒有反復出現的相同格式，由上至下滾動，有一點像網頁設計，容易由上至下閱讀。同時，每一頁是有著高度的一致性，又可以獨立地閱讀或播放。
我們選擇了改造這份新創建的報告，僅僅因為報告內容很好，但只是在設計方面有些改進的空間。如果您有希望看到如何改善圖表或 PowerPoint 的問題，或有其他例子要改造，歡迎聽到你們的意見。
前後對比
