持續了大半年的疫情仍未見歇息,相信年底前也無法根除。無盡頭的家居隔離改變了生活模式,也促進工作環境改革。9 月 24 日,日本政府宣佈放棄行之已久的印鑑制度,如非擁有特殊理由,政府機構的公文表格上不再使用印鑑。政府帶頭廢止印鑑,有望私人機構也跟隨。
日本是目前惟一堅持印鑑制度的國家,其要求公司和個人在文件上以印鑑代替簽名,根據場合與對象又要求不同的印鑑。而按印必須要紙張,所以印鑑制度其實是一個強調「印章+紙本=正式公文」的邏輯。這與現今講求數碼化、追求效率的社會格格不入,同時無法適應全球化環境。例如居日外國人就要面對到銀行開戶被要求印鑑證明,但拉丁字母的全名卻無法塞入印內之類的困境。
即使印鑑制度不合時宜,但由於體制的惰性、加上既得利益者抗拒,廢除印鑑一直只聞樓梯響。然而今年日本實施在家工作政策後,印鑑制度面對巨大挑戰。由於一介職員不可能把公司印帶回家,即使所有文書工作乃至會議溝通都可以網上完成,但只有「印鑑」這個工序不得不回辦公室一趟。
79 歲的 IT 大臣竹本直一,在 4 月之際,對印鑑的社會問題表示:「反正就是民間自己的問題吧。」政府靠不住,公司惟有自救,內部自行以電子簽名取代印鑑。然而有不少公司卻步不前,擔心取消公文上的印鑑,往後會產生法律問題。
不過,日本政府在 6 月底突然聯同幾個國內主要商業組織,聲明要廢除印鑑制度,表示要積極實行公文數碼化。竹本也急轉口風,聲稱本人雖然支持印鑑文化,但推行數碼化是他的工作。
9 月 24 日,菅義偉内閣組成後 8 日,行政改革大臣河野太郎正式要求全國政府機關廢除印鑑,所有機關必須在月底前回覆「應諾廢除」、「準備廢除」、抑或「檢討保留」,如「檢討保留」,則需要提出實質原因。河野重申「即使在文書上留有印鑑欄,也需要視之為可有可無,最終希望可以全面電子化」,基本上等同完全廢止印鑑,只不過容許已經印出來表格不用銷毀,可以環保續用而已。
繼印鑑後,日本政府下一步的計劃是讓傳真機退休。河野在記者會上表示:「(一直以來的公文做法)都是列印出來按印鑑,再用傳真機送出。但現在印鑑已經沒有必要,傳真甚至郵送同樣沒有必要了,下一步就是廢除紙本和傳真。」各自治體因應情況進行改革,千葉縣市政廳則早在 2008 年已經引入電子批改系統,文件確認全用電腦。總務課負責人表示:「縮減了請求印鑑的工序時間,想不到有甚麼壞處。」
從此以後,日本的印鑑成為傳統文化工藝,剩下的是觀賞價值。京都府印章業協同組合的加盟店數目,由 15 年前的 130 間降至 42 間,繼續經營的都要另找出路。京都河政印房第三代社長河合良彦說:「近年愈來愈多日本畫和書道教室等興起,都需要落款印,正在研究有關新商品。」